Gmail hỗ trợ rất đắc lực cho bạn trong công việc hàng ngày tuy nhiên bạn dễ bị làm phiền bởi những thư rác mà bạn không hề muốn nhận gửi đến hòm thư của mình. Vậy làm cách nào để chặn hàng tá thư rác mail một cách nhanh chóng, dễ dàng? Sau đây ROI Media sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn nhé!
Tại sao mail bạn nhận được thư rác?
Lý do bạn nhận được thư rác có thể dẫn đến từ tài khoản người quen biết hoặc có tương tác và người lạ.
Người có quen biết hoặc tương tác
Với trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối với thư rác, làm phiền bạn hoặc là họ quên xóa mail bạn khi gửi mail. Tình trạng spam mail từ nguồn quen biết xảy ra rất nhiều khi bạn đã làm ở một công ty và nghỉ việc, mail của bạn vẫn được cập nhật nếu chưa có người xóa mail của bạn. Phổ biến với các công ty lớn, nhiều nhân viên nên khó kiểm soát, điều phối thông tin.
Spam mail từ người lạ
Trong hộp thư mail của bạn thường sẽ có các mail Spam từ những người mà bạn không hề biết đến. Họ thường là các nhà quảng cáo, muốn tiếp thị sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng hoặc có mục đích lừa đảo. Những người này có thể biết mail của bạn thông qua các kênh như: suy đoán, hack, Mua nguồn data mail, Scraping.
- Suy đoán: Email của bạn được các bên tham gia những phần mềm / ứng dụng tạo địa chỉ email. Những mail họ đoán đó chưa chắc đã có và họ cứ gửi mail đến list mail mà họ thu được. Và mail của bạn có thể nằm trong số đó.
- Hack: Không thể không nói đến độ bảo mật của mail là khá tốt với nhiều lớp bảo mật, tuy nhiên, nó đôi khi vẫn có thể bị hack. Và bạn có thể là một trong số những mail bị hack đó.
- Mua data: Mail của bạn có thể được thu thập thông qua các hoạt động bốc thăm, khuyến mãi có yêu cầu cung cấp địa chỉ email và khả năng cao thông tin mail mà bạn cung cấp sẽ được bán cho bên thứ 3. Những bên này họ sẽ mua thông tin mail của bạn dùng để quảng cáo.
- Scraping: Có một số tool dùng để rà soát mail nhằm tìm kiếm các địa chỉ mail được đăng trực tuyến. Từ đó, các công cụ này sẽ gửi spam mail quảng cáo đến các địa chỉ mail họ thu được.
Trường hợp gửi email bắt nạt – cyberbullying.
Internet và mạng xã hội càng phát triển thì tình trạng này càng không thiếu. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng bị spam mail như vậy, bạn cần tiến hành các bước sau:
- Lưu lại chứng cứ bằng cách chụp hoặc quay lại video
- Sau đó báo cao cho nhà cung cấp dịch vụ bạn đang sử dụng. Có thể sử dụng mail hoặc báo cáo tài khoản người gửi đều được.
- Tiếp đến là chặn người gửi để khỏi phải nhận những mail tương tự.
Hiện nay, tuy Gmail có bộ lọc mail Spam hoạt động khá tốt nhưng vẫn không thể chính xác hoàn toàn. Thư rác khiến mail của bạn bị đầy thông báo và dễ bỏ lỡ những thư quan trọng, làm phiền bạn khiến bạn khó chịu.
Tham khảo: Email Marketing Là Gì? Tips Viết Tiêu Đề Email Ấn Tượng 2022
Cách chặn thư rác Email đơn giản nhanh chóng
Cách lọc gmail theo cá nhân
Lọc mail hoặc chặn thư rác trong gmail không hề khó, bạn có thể chặn một người cụ thể nào đó không gửi thư cho bạn nữa bằng cách chặn hoặc để tên họ vào hộp thư riêng.
- Cách 1: Chặn thư spam trong gmail từ một người cụ thể
Các bước chặn spam mail một người cụ thể bằng cách truy cập vào hộp thư, bở mail của người mà bạn muốn chặn => nhấn vào biểu tượng mở rộng bên phải. Lúc này một list các tùy chọn hiện ra để bạn lựa chọn.
Tiếp đến nhấn vào Block + tên người dùng để chặn nhận mail từ người đó => sau đó nhận Block (chặn) để xác nhận là xong. Hoặc bỏ chặn thì nhận Unblock.
- Cách 2: Tự động lọc tin từ người gửi cụ thể
Email cho phép bạn lọc thư từ một người gửi cụ thể, bạn có thể nhập mail của người đó và ô Form, điền các thông tin chi tiết khác vào những ô còn lại. Sau đó bạn nhấp Tìm kiếm, Lúc này tất cả các thư đến từ người gửi đó sẽ được lọc ra và bạn chọn tùy chọn phù hợp.
Có những tùy chọn như sau:
- Đưa vào hộp thư lưu trữ (Skip the Inbox (Archive it):
- Đánh dấu đã đọc (Mark as read)
- Đánh dấu sao (Star it)
- Áp dụng nhãn (Apply the label)
- Chuyển tiếp (Forward it)
- Xóa mail (Delete)
- Không gửi đến hộp thư spam (Never send it to Spam)
- Luôn đánh dấu quan trọng (Always mark it as important)
- Không đánh dấu quan trọng (Never mark it as important)
- Phân loại thư: (Categorize as)
Lúc này, những tin nhắn từ những người gửi này sẽ đi thẳng vào hộp Former Employees, bạn sẽ không thấy chúng nữa. Còn với các tin nhắn cũ, bạn có thể lọc và chọn “Move to” để đẩy vào hộp Former Employees.
Cách chặn spam mail theo nhóm
Các mail tiếp thị quảng cáo thường sẽ gửi với số lượng lớn thông qua các công cụ hỗ trợ và bạn có thể nằm trong data của họ. Để ngăn chặn việc gửi spam tin nhắn này, hầu hết các nước đều đưa ra bộ luật chống spam mail. Những đơn vị gửi mail hàng loạt sẽ phải cung cấp cho người nhận tin quyền tùy chọn nhận mail đó là Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối mỗi email. Và để chặn những mail này, bạn có thể Sử dụng Unsubscribe trong ô tìm kiếm và nhấn hủy đăng ký.
- Sử dụng liên kết Unsubscribe (Hủy đăng ký) : Mở mail và kéo xuống phần cuối cùng, ở đây sẽ có một liên kết Hủy đăng ký. Bạn chỉ cần nhấn vào liên kết đó và làm theo hướng dẫn hoặc chờ điều hướng trang là bạn sẽ không phải nhận những mail như vậy nữa.
- Sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail: Nếu nhà cung cấp Gmail xác định được email có nút hủy đăng ký, nó sẽ hiển thị một link ở ngay đầu email, gần tài khoản của người gửi. Bạn chỉ cần làm y hệt như cách 1 ở trên, nhấn Hủy đăng ký và làm theo hướng dẫn.
Báo cáo – ngăn chặn spam gmail
Ngoài những cách trên, bạn có thể chặn mail Spam bằng cách báo cáo chúng. Gmail cho phép người dùng tùy chọn xử lý thư rác, giúp họ tiết kiệm được thời gian. Mail sẽ được tự động nhận dạng và đi thẳng để thư rác nếu chứa các nội dung sau:
- Nội dung trống
- Mạo danh các công ty/thương hiệu nổi tiếng
- Chứa các thông tin lừa đảo về cá nhân hoặc tài chính
- Hoặc thư từ người mà bạn đã nhấn hủy đăng ký
- Hoặc có người gửi thư cho bạn nhưng chưa xác nhận
Còn chặn thư rác trong Mail, bạn có thể thực hiện các cách sau:
- Báo cáo spam mail từ tài khoản gmail spam: Với những mail bạn không muốn nhận, bạn nên đánh dấu nó là thư rác, giúp Gmail xác nhận các loại email mà bạn muốn cho vào thư rác. ( Vào Inbox chọn vào ô bên trái của spam mail và nhấn vào biểu tượng chấm than (Report Spam) để báo cáo thư rác).
- Đưa mail bị đánh dấu spam về lại hộp inbox: Trong trường hợp bạn vô tình đánh dấu mail spam thì bạn cũng có thể đưa mail đó về lại hộp thư chính của mình bằng cách vào hộp thư rác (spam) nhấn vào ô của mail bạn muốn hồi phục và nhấn nút Not spam để thu hồi việc gắn nhãn Spam của thư đó. Lúc này thư đó sẽ được về lại Hộp thư đến của bạn.
Báo cáo lừa đảo và giả mạo
Nếu bạn phát hiện mình nhận được các mail có dấu hiệu lừa đảo hoặc giả mạo, bạn có thể báo cáo lên Gmail hoặc cơ quan chức năng để họ xử lý. Những Mail này thường sẽ có các mục đích không tốt, trái pháp luật, và bạn đừng nên chần chứ mà hãy báo cáo chúng, việc này góp phần ngăn chặn các trường hợp nạn nhân khác bị bọn chúng lừa đảo.
Note: Để hạn chế tình trạng nhận nhiều thư rác, bạn nên chú ý bảo mật thông tin mail của mình, hạn chế cung cấp thông tin số điện thoại, mail cho người khác hoặc trên Internet, chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết.
Kết luận
Việc trang bị cho mình kiến thức chặn thư rác Email hiệu quả là việc bạn cần làm để tránh bị làm phiền. Trên đây, ROI Media đã chia sẻ các vấn đề liên quan đến Email Spam, chúng tôi hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
